Cabinet dentaire, Occitanie
Un cabinet dentaire dont les patients réservent sur Doctolib. Les SMS de rappel partent déjà, mais les rendez vous manqués restent, et le secrétariat passe ses fins de journée à rappeler. On a ajouté une voix, un clic, et un tableau de bord où l'équipe ne voit que les exceptions. Le cabinet n'est pas nommé, à sa demande.
Un rendez vous manqué, c'est un créneau perdu que personne ne pouvait remplir, parce qu'on l'apprend le matin même. Le secrétariat rappelle à la main, tombe sur des répondeurs, et n'a aucune vue d'ensemble de qui a confirmé. Doctolib n'a pas d'interface ouverte : il fallait faire avec ce qui sort de l'agenda.
Tout cabinet, tout salon, tout garage vit le même problème : le rendez vous manqué se découvre trop tard pour être remplacé. Les SMS existent déjà et ne suffisent pas, parce qu'un SMS n'attend pas de réponse. Une voix qui pose la question, puis un bouton à cliquer, obtiennent la réponse la veille. Et le tableau de bord change le travail du secrétariat : il ne rappelle plus tout le monde, il traite ce qui sort du cadre. C'est le cas le plus simple à transposer d'une activité à une autre.
- Cabinets dentaires, kinés, ostéopathes, orthophonistes
- Salons de coiffure et instituts, garages, contrôle technique
- Tout métier où un créneau vide coûte de l'argent
Comment ça marche
Deux canaux, un tableau de bord, le secrétariat sur les exceptions- 📅01Les rendez vous de demain
Lus dans l'agenda synchronisé ou l'export Doctolib à 16 h 30.
- 📞02L'agent vocal appelle
Confirme, note une annulation ou un déplacement. Répondeur : message, puis WhatsApp à trois boutons.
- 🗂️03Le tableau de bord se remplit
Confirmé, sans réponse, annulation demandée, action humaine. Récap à 8 h.
- 👩💼04Le secrétariat tranche
Valider, annuler, déplacer. Le patient est prévenu. Le créneau libéré est remis en jeu.
- Joindre chaque patient la veille, par la voix, pas seulement par SMS
- Une réponse en un clic pour ceux qui ne décrochent pas
- Libérer les créneaux la veille au soir, pas le matin même
- Un tableau de bord : confirmé, sans réponse, annulation, à traiter
- Le secrétariat ne s'occupe que des cas qui le demandent
- Aucune donnée médicale stockée, jamais de motif de consultation
Le parcours d'un rendez vous
- 16 h 30 : les rendez vous du lendemain arrivent depuis l'agenda synchronisé ou l'export
- 17 h : l'agent vocal appelle, confirme, note une annulation ou un souhait de déplacer
- Répondeur : message court, puis WhatsApp à trois boutons, je confirme, je dois annuler, déplacer
- 18 h 30 : deuxième tentative si toujours rien
- 8 h le lendemain : récapitulatif à l'équipe, confirmés, injoignables, actions en attente
Le tableau de bord du secrétariat
- Cinq vues : demain, à traiter, non joignables, confirmés, historique
- Trois boutons sur chaque fiche : valider, annuler, déplacer, le patient est prévenu
- Un texte libre d'un patient arrive en alerte, la réponse reste humaine
- Téléphone manquant : la fiche passe en action humaine, rien n'est perdu
Le cadre
- Données minimisées : prénom, heure, praticien. Jamais le motif
- Agent vocal sans conservation des enregistrements
- Complément de Doctolib, pas un remplacement : le cabinet garde ses outils
- Même mécanique pour un kiné, un ostéopathe, un salon, un garage
L'exemple de calcul est une hypothèse à remplacer par vos chiffres : nombre de rendez vous manqués par semaine et valeur moyenne d'un acte.
Agent vocal Retell · WhatsApp Business · n8n · tableau de bord · Doctolib (agenda synchronisé)